Jak wygląda jedno zadanie tego agenta
Od zdarzenia, które go uruchamia, do gotowego wyniku.
Jak to działa w praktyce
Przypominanie o płatnościach wypada z kalendarza szybciej niż jakiekolwiek inne zadanie, bo jest zwyczajnie niewdzięczne. Właściciel odkłada telefon do stałego klienta na później, faktura leży trzydzieści dni, a firma przez ten czas kredytuje kontrahenta z własnych pieniędzy — najczęściej nie zdając sobie sprawy, jaka to suma.
Agent robi dokładnie to, czego ludzie nie lubią: działa konsekwentnie i bez emocji. Wiadomość przy trzech dniach opóźnienia jest uprzejmym przypomnieniem, przy trzydziestu — stanowczym wezwaniem. Jeśli klient odpisze, że zapłaci w piątek, agent odnotowuje deklarację i wraca do sprawy w piątek, a nie „kiedyś". Wy widzicie krótką listę spraw do decyzji zamiast całego rejestru należności.
Dla kogo i z czym się łączy
Sprawdza się w firmach takich jak
- Firmy sprzedające z odroczonym terminem płatności
- Transport i spedycja
- Hurt i dystrybucja
- Agencje i usługi B2B
- Biura rachunkowe — w imieniu klientów
Łączy się z
- System księgowy lub fakturowy
- Arkusz z należnościami
- E-mail i SMS
- Link do płatności
- Slack lub Teams do eskalacji
Czego ten agent nie robi
Piszemy o tym wprost, bo granice wychodzą i tak — lepiej na początku niż po wdrożeniu.
- To nie jest windykacja — agent nie prowadzi postępowań i nie grozi sądem
- Nie wysyła wezwań do zapłaty wywołujących skutki prawne; takie pisma zatwierdza człowiek
- Nie nalicza odsetek z własnej inicjatywy
- Częstotliwość i treść wiadomości ustalamy tak, by mieściły się w granicach przepisów — zwłaszcza wobec konsumentów
- Nie ocenia wiarygodności finansowej kontrahenta
Częste pytania
Czy to nie zepsuje relacji z klientem?
Ton ustalacie Wy i jest on zwykle łagodniejszy niż to, co firmy wysyłają po miesiącu ciszy. W praktyce bywa odwrotnie, niż podpowiada intuicja: regularne, uprzejme przypomnienie od pierwszych dni jest mniej konfliktowe niż nagły telefon po czterdziestu pięciu dniach.
Czy agent może upomnieć się o zapłaconą fakturę?
Ryzyko istnieje wtedy, gdy płatność nie została jeszcze zaksięgowana. Dlatego agent pracuje na danych z Waszego systemu i można ustawić karencję liczoną od daty wpływu — to pierwsza rzecz, którą kalibrujemy przy uruchomieniu.
Czy to zgodne z przepisami?
Przypomnienie o wymagalnej płatności jest zwykłą korespondencją handlową. Granicę wyznacza nękanie i wprowadzanie w błąd — dlatego treści są ustalone z góry i zatwierdzone przez Was, a nie generowane swobodnie przy każdej wiadomości.
Kto decyduje o dalszych krokach?
Zawsze człowiek. Agent przygotowuje sprawę, pokazuje historię kontaktu i sygnalizuje próg, ale decyzja o krokach prawnych nie jest i nie powinna być zautomatyzowana.
Pozostali agenci
Agent rekrutacyjny
Zbiera zgłoszenia z portali, formularza i maila, weryfikuje twarde wymagania, odpisuje odrzuconym i umawia rozmowy z tymi, którzy pasują.
Agent od dokumentów
Odbiera dokumenty z maila, zdjęć i folderów, odczytuje dane, porównuje z zamówieniami, nadaje kategorie i zapisuje w systemie. Zgłasza tylko to, co odbiega od normy.
Agent marketingowy
Pisze posty, karuzele i kreacje reklamowe na podstawie bazy wiedzy Waszej marki, a każdy konkret przepuszcza przez sprawdzenie pokrycia w faktach.
Sprawdźmy to na Waszym procesie
Bezpłatna konsultacja: przechodzimy przez Wasz obieg pracy i mówimy wprost, czy ten agent ma u Was sens — także wtedy, gdy odpowiedź brzmi „nie”.
Umów bezpłatną konsultację